1. Gesetzliche Anforderungen

• Kassensystem und Fiskalisierung:

  • Gastronomiebetriebe sind verpflichtet, ein GoBD-konformes Kassensystem zu nutzen.
  • Jede Bargeldtransaktion muss exakt aufgezeichnet werden, um Manipulationen zu vermeiden.
  • Belegpflicht: Gästen muss bei jeder Barzahlung ein Beleg ausgehändigt werden.

• Kassenbuchführung:

  • Es ist verpflichtend, die Tages- und Gesamteinnahmen korrekt im Kassenbuch zu dokumentieren.
  • Täglicher Kassenabschluss: Alle Einnahmen und Ausgaben müssen am Tagesende gezählt und dokumentiert werden.

2. Umgang mit Trinkgeldern

• Verteilung:

  • Trinkgelder können vom einzelnen Mitarbeiter behalten oder im Team geteilt werden.
  • Bei der Teamteilung wird oft ein Trinkgeldtopf geführt.

• Versteuerung:

  • In vielen Ländern ist Trinkgeld steuerfrei, solange es freiwillig vom Gast gegeben wird. Wird es jedoch über die Rechnung abgerechnet, kann es steuerpflichtig sein.

3. Kassenmanagement

• Wechselgeld:

  • Immer genügend Wechselgeld (Münzen und Scheine) in der Kasse bereitstellen.
  • Wechselgeldreserven sollten dokumentiert sein.

• Kassendifferenzen:

  • Abweichungen zwischen den tatsächlichen Bargeldbeständen und den aufgezeichneten Einnahmen müssen geprüft und dokumentiert werden.

4. Bargeldausgaben

• Betriebsausgaben:

  • Notwendige Ausgaben (z. B. für frische Ware, Kleinteile oder Reparaturen) werden oft bar getätigt.
  • Quittungen und Belege sind zwingend erforderlich.

• Privatentnahmen:

  • Eigentümer entnehmen häufig Geld aus der Kasse. Diese Entnahmen müssen im Kassenbuch als Privatentnahme gekennzeichnet werden.

5. Diebstahlsicherung und Betrugsprävention

• Sicherung des Bargelds:

  • Bargeldbestände sollten regelmäßig auf ein Bankkonto eingezahlt werden, um die Menge an Bargeld im Betrieb zu minimieren.
  • Zugriff auf die Kasse sollte nur autorisierten Personen gestattet sein.

• Falschgeldprüfung:

  • Mitarbeiter sollten geschult werden, wie sie Falschgeld erkennen können (z. B. mit UV-Lampen oder Prüfgeräten).

6. Schulung der Mitarbeiter

• Kassenführung:

  • Mitarbeiter müssen im Umgang mit der Kasse geschult werden, einschließlich:
    • Bedienung des Kassensystems
    • Dokumentation von Stornierungen und Rabatten

• Umgang mit Gästen:

  • Professionelle und freundliche Abwicklung von Barzahlungen steigert die Kundenzufriedenheit.

7. Effiziente Abläufe

• Schnelligkeit:

  • Die Abwicklung von Barzahlungen sollte zügig erfolgen, um Wartezeiten zu minimieren.
  • Übersichtliche Kassenführung (Münzen und Scheine gut sortiert) unterstützt die Effizienz.

• Trennung von Einnahmen und Trinkgeldern:

  • Um Verwechslungen zu vermeiden, sollten Trinkgelder separat aufbewahrt werden.

8. Tagesabrechnung und Kontrolle

• Abschlusskontrolle:

  • Am Ende des Arbeitstags werden alle Barumsätze mit den Kassenaufzeichnungen abgeglichen.
  • Unregelmäßigkeiten (z. B. Fehlbeträge) müssen sofort untersucht werden.

• Meldepflicht von Bargeldumsätzen:

  • In manchen Ländern besteht eine Grenze für anonyme Bargeldtransaktionen (z. B. Geldwäschegesetze).

9. Strategische Aspekte

• Bargeldreserven:

  • Eine kleine Reserve hilft, kurzfristige Engpässe zu vermeiden.

• Umgang mit großen Beträgen:

  • Große Bargeldbeträge sollten regelmäßig sicher zur Bank gebracht werden.

Bargeld in der Gastronomie ist eine Frage der Organisation, Sicherheit und Gesetzeskonformität. Ein gut geführtes Kassensystem und geschulte Mitarbeiter minimieren Fehler und Risiken.